La transformación digital está cambiando la manera en la que los hoteles gestionan sus procesos internos y, uno de los cambios más importantes llegará con la facturación electrónica para hoteles, que pasará a ser obligatoria en 2026. Este cambio no solo responde a una tendencia global de digitalización, sino que forma parte de las medidas recogidas en la Ley Crea y Crece y en la Ley 11/2021, cuyo objetivo principal es reforzar la transparencia y el control en la emisión de facturas.
Mucho más que un simple cambio de formato para hoteles, casas rurales y todo tipo de alojamientos turísticos, la facturación digital para hoteles permitirá mejorar la gestión, evitar sanciones y alinearse con las exigencias de la Agencia Tributaria (AEAT). En definitiva, la entrada en vigor del sistema VERIFACTU marcará un antes y un después en la emisión electrónica de facturas en el sector hotelero.
¿Qué es la factura electrónica y por qué es obligatoria?
Una factura electrónica es un documento digital que, al igual que una factura en papel, sirve como prueba de una transacción comercial. Sin embargo, su validez reside en su formato, que debe ser estructurado y contar con una firma digital o un certificado que garantice su autenticidad e integridad.
Definición y ventajas
La facturación electrónica agiliza los procesos administrativos, reduce costes de impresión y archivo, y minimiza los errores humanos. Además, facilita el control de ingresos y egresos, ofreciendo una visión en tiempo real de la situación financiera.
Para la administración pública, la factura legal AEAT es un instrumento clave en la lucha contra el fraude.
Marco legal actual (Ley Crea y Crece + Ley 11/2021)
La obligatoriedad de la factura electrónica para hoteles es el resultado de la convergencia de dos normativas clave en España.
- Ley Crea y Crece: establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para empresas y autónomos.
- Ley 11/2021 (Ley antifraude): refuerza los controles para garantizar que el software de facturación hotelero y de otros sectores sea inalterable y comunique la información en tiempo real a la AEAT.
Ambas normativas se complementan con sistemas ya implantados como SII o TicketBAI, que también persiguen la transparencia fiscal.
¿Cómo afecta la factura electrónica al sector hotelero?
La implementación de la facturación digital para hoteles impacta directamente en la gestión diaria, desde la recepción hasta la administración.
Tipos de establecimientos obligados
La obligación de adaptarse a la normativa afecta a todos los negocios que emitan facturas a través de un sistema de facturación online o un software, incluyendo hoteles y casas rurales, hostales, campings y apartamentos turísticos. Es decir, cualquier alojamiento que genere facturas a través de un sistema informático debe asegurarse de que este cumpla con los requisitos.
Facturación a través de PMS o ERP
La mayoría de los establecimientos hoteleros ya utilizan un PMS (Property Management System) o un ERP hotelero para gestionar sus reservas y facturación. El gran cambio reside en que este software debe evolucionar para cumplir con la nueva normativa, lo que exige que los proveedores de soluciones tecnológicas actualicen sus sistemas para que puedan emitir facturas electrónicas válidas y certificadas.
VERIFACTU y la evolución hacia la facturación digital completa
Relación entre VERIFACTU y la factura electrónica
Impulsado por el Ministerio de Hacienda, el sistema VERIFACTU es el marco que garantizará que todos los programas de facturación sean certificados y homologados, evitando la manipulación de facturas. VERIFACTU se suma a la obligatoriedad de la factura electrónica, creando un escenario de facturación digital completa.
Fecha de entrada en vigor para hoteles
Los hoteles deberán cumplir con la norma VERIFACTU en 2026, que será cuando tengan que garantizar que el software hotelero que utilicen cumple con las exigencias legales. Esto significa que los PMS y ERP deberán estar adaptados para generar facturas con huella digital y código identificador único.
Requisitos técnicos para emitir facturas electrónicas válidas
Certificación digital
Para la factura legal AEAT, es imprescindible que el software que la emite cuente con un mecanismo de seguridad que garantice su autenticidad. Esto puede ser a través de una firma digital o una certificación de software, que aseguran que el documento no ha sido alterado.
El sistema TicketBAI en el País Vasco es un ejemplo similar de cómo funciona la certificación de los programas.
Formatos admitidos por la AEAT
La Agencia Tributaria acepta distintos formatos para la factura electrónica para el sector hotelero, aunque el más común y recomendado es el formato estructurado (Facturae). El software hotelero debe ser capaz de generar estos documentos de forma automática.
Cómo adaptar tu hotel a la nueva normativa
La adaptación a la facturación electrónica para el sector hotelero es un proceso que requiere planificación y la colaboración de un proveedor de software de confianza.
Elige un software compatible
El primer paso es verificar que el software de facturación hotelero que utilizas esté en proceso de adaptación a la normativa VERIFACTU. Si no lo está, es faundamental buscar un nuevo proveedor que garantice el cumplimiento. Como empresa especializada, en Ofi nos hemos adelantado a esta necesidad, desarrollando soluciones integradas y certificadas.
Capacitación del personal
Una vez implementado el nuevo software, es clave formar al personal de recepción y administración. Aunque los procesos serán más eficientes y automáticos, el equipo debe comprender los cambios y saber cómo utilizar el sistema correctamente para emitir facturas que cumplan con los requisitos.
Revisión de procesos internos
La transición a la facturación digital es el momento ideal para revisar y optimizar los flujos de trabajo internos. La automatización puede reducir la carga administrativa y liberar al personal para que se enfoque en la atención al cliente.
Soluciones para hoteles: software de facturación VERIFACTU-compliant
La solución ideal para los hoteles es un software de facturación que integre de forma nativa la funcionalidad VERIFACTU.
¿Qué debe incluir?
El software debe ser capaz de gestionar la facturación y los registros de forma segura y automática, enviando los datos a la AEAT. Además, debe generar el código QR y la firma digital requeridos en cada factura. La integración con otros sistemas como el SII facilitará aún más las obligaciones fiscales.
Beneficios de usar un PMS integrado
Un PMS integrado con funcionalidades de VERIFACTU no solo te asegura el cumplimiento legal, sino que también ofrece un control centralizado de tu negocio, mejora la eficiencia operativa y te prepara para un futuro completamente digitalizado.
Conclusión: prepárate para 2026
La conclusión es que la facturación electrónica para hoteles no es una opción, sino una obligación que llegará en 2026 junto con el sistema VERIFACTU. Adaptarse desde ahora permitirá a los establecimientos cumplir con la normativa, optimizar su gestión y evitar sanciones.
El futuro de la facturación digital en hoteles pasa por contar con un software hotelero certificado, adaptado a las exigencias de la AEAT y del Ministerio de Hacienda. Apostar por la digitalización no solo asegura el cumplimiento legal, sino que también mejora la eficiencia y la competitividad del sector turístico.