Cómo gestionar las reservas de un hotel de forma correcta es un aspecto clave para todos aquellos emprendedores que deciden aventurarse en el sector hostelero, y desean optimizar al máximo su tiempo y el rendimiento de su inversión.
En este aspecto, los diferentes programas de software de gestión hotelera ofrecen un buen puñado de ventajas y funciones interesantes, por lo que es muy aconsejable implantar cuanto antes uno de estos sistemas y familiarizarse con él a la mayor brevedad.
En Ofi queremos hacerte la vida más fácil, y por eso hoy te traemos este artículo tan completo en el que te indicamos 5 claves para gestionar las reservas de tu hotel de forma más eficaz, así como las ventajas que supone integrar uno de los mejores sistemas de reserva de hoteles en tu negocio. ¡Vamos allá!
¿Qué es un sistema de reservas de hoteles?
Un sistema de reservas de hoteles es un programa informático que permite manejar, de forma cómoda, rápida y automatizada, un gran número de datos e información importante relacionada con el negocio: disponibilidad de habitaciones, tarifas, fechas y detalles de los huéspedes, etc.
Por supuesto, esta es la explicación resumida, y los sistemas de gestión de reservas de hotel poseen otras muchas ventajas que pueden ayudarte a optimizar diversas áreas o tareas, como veremos a continuación:
- Mejora la comunicación con los huéspedes: gracias a los programas informáticos de gestión hotelera, es posible potenciar la comunicación con los clientes y proporcionar un mejor servicio en términos generales. Estos sistemas permiten cambiar rápidamente la información de tu web referente a ofertas, políticas de reserva, cancelación y pagos, así como responder de forma automática a consultas, solicitudes de reserva y demás, tanto por formularios o chats como vía email.
- Optimiza la asignación de habitaciones: estos programas de software permiten visualizar la disponibilidad de habitaciones en tiempo real y asignarlas de manera más cómoda y eficiente. Considera factores como las preferencias de los huéspedes, la duración del alojamiento o el tipo de habitación solicitado. Al optimizar la asignación de habitaciones, podrás aprovechar al máximo la capacidad del hotel y evitar problemas de overbooking.
- Mantiene tu inventario y almacén actualizado: gran parte del atractivo de alojarse en cualquier hotel, es la serie de comodidades que ofrece a los huéspedes, algo que los sistemas de software también pueden gestionar. Con ellos, es posible llevar un control exhaustivo de las existencias de alimentos y bebidas de tus cocinas, bares, cafeterías o salones, además de los artículos presentes en las propias habitaciones: ropa de cama, toallas, minibar, etc. ¡Minimiza los errores en tu día a día!
- Facilita las tareas administrativas: los sistemas de gestión de reservas de hotel pueden integrarse con otros programas o plataformas, como aquellos más focalizados en la propia administración empresarial, para así agilizar múltiples tareas y procesos relacionados (tesorería y contabilidad, facturación, presupuestos, etc).
- Registra un seguimiento de las estadísticas y comentarios de los huéspedes: echar un vistazo a las estadísticas y opiniones de los huéspedes puede ayudarte a detectar tendencias, áreas de mejora y tener en cuenta muchos otros indicadores para incrementar tu rentabilidad (estadísticas de ocupación, tarifas promedio, cancelaciones…)
Cómo funcionan los programas de reservas de hoteles
Como indicamos anteriormente, un sistema de reserva de hoteles (también conocido como PMS) es una herramienta diseñada para facilitar y gestionar eficientemente las reservas de habitaciones y servicios del hotel, integrándose con otras herramientas y ofreciendo funciones tales como la gestión de inventario, la comunicación con las pasarelas de pago, o el control de la tesorería y presupuestos, entre otros.
OfiHotel es uno de los PMS para hoteles más completos y económicos del mercado a día de hoy, y que puede ayudarte a controlar grandes cantidades de datos y optimizar todas tus tareas cotidianas con un enfoque 360… ¡Desde un solo lugar!
Utilizarlo es muy sencillo, y una vez lo tengas instalado, podrás automatizar y registrar las reservas que tus clientes hagan directamente por teléfono o tu página web, agencias de viajes u otros portales. Sin olvidar las múltiples ventajas que supone en el terreno de la comunicación y el marketing de la empresa, gracias a la posibilidad de realizar envíos masivos de emails o SMS con promociones y ofertas, entre otras funciones.
Además, podrás facilitar las tareas en la recepción y controlar en todo momento los datos de ocupación de las habitaciones, las fechas de entrada y salida, y toda la información referente a reservas y clientes.
Otros módulos del sistema también permiten optimizar al máximo las tareas dentro de tus restaurantes, bares y cafeterías, por lo que serás capaz de registrar cada consumición y actualizar los datos de inventario en tiempo real, cargar el coste directamente a la habitación, y controlar en todo momento las reservas y el aforo de estos servicios.
Para terminar, OfiHotel ofrece la posibilidad de automatizar tareas administrativas y llevar un control más exhaustivo de la tesorería, facturación, presupuestos, y otras muchas estadísticas útiles. Por no hablar de la gestión del personal, sus turnos, horas extra, días libres, etc.
Y con esto, hemos llegado al final del artículo. Esperamos que te haya resultado ameno, pero sobre todo, útil para descubrir cómo gestionar las reservas de un hotel de forma correcta y conseguir el mayor beneficio posible en tu negocio.
Recuerda que en el blog de Ofi encontrarás otros posts igual de interesantes relacionados con los sistemas de software para empresas o consejos para mejorar la productividad y rentabilidad de tu negocio, como esta guía definitiva de cómo gestionar un restaurante. ¡No te lo pierdas!
