En los últimos años, la Agencia Tributaria (AEAT) ha impulsado distintas medidas para reforzar la transparencia y el control en los procesos de facturación. Una de las más destacadas es la Ley VERIFACTU, que nace a partir de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Esta normativa supone un cambio profundo en la forma en que las empresas deben emitir y registrar sus facturas, obligando a usar un software de facturación certificado que garantice la trazabilidad y la veracidad de los datos.
La normativa VERIFACTU busca establecer un sistema único de facturación verificada, en el que la digitalización fiscal se convierte en una herramienta esencial para combatir el fraude y mejorar el control tributario. Esto implica que las empresas tendrán que adaptar su software de facturación para cumplir con los requisitos técnicos exigidos por la AEAT, lo que representa un desafío y, al mismo tiempo, una oportunidad para modernizar los procesos internos.
¿Qué es el sistema VERIFACTU?
El sistema VERIFACTU es una nueva obligación legal que regula cómo deben generarse y conservarse las facturas en España.
Dada su importancia, cada vez más personas se preguntan qué es y para qué sirve VERIFACTU, y la respuesta es clara: se trata de un mecanismo de facturación electrónica que asegura que todos los registros contables cumplen con los estándares de transparencia exigidos por la Agencia Tributaria.
Este sistema se basa en la digitalización fiscal y en la trazabilidad de las facturas, garantizando que no puedan ser modificadas una vez emitidas y que cada documento quede registrado en los servidores de la AEAT en tiempo real o diferido.
Objetivos de VERIFACTU
El principal objetivo del Reglamento VERIFACTU es erradicar el software de doble uso y las prácticas de ocultación de ventas. Al obligar a que el software de facturación cumpla con estrictos estándares de seguridad y trazabilidad, el sistema busca:
- Aumentar el control antifraude: Detectar y prevenir la economía sumergida.
- Mejorar la transparencia fiscal: Garantizar que todas las operaciones comerciales queden debidamente registradas.
- Simplificar la inspección tributaria: Facilitar a la AEAT la verificación de la facturación de las empresas.
Regulación legal y normativa aplicable
La regulación legal del Sistema VERIFACTU se encuentra en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Esta ley establece las bases para el desarrollo de un reglamento específico que detalla los requisitos técnicos y operativos que deben cumplir los programas de facturación, marcando un antes y un después en la normativa de facturación en España.
¿Cuándo entra en vigor VERIFACTU?
Una de las cuestiones que más preocupan a las empresas es la entrada en vigor VERIFACTU 2026. El reglamento establece que el sistema entrará en vigor de manera gradual para permitir una adaptación adecuada. Es crucial para las empresas tener claridad sobre las fechas clave para su implantación.
Fechas clave para su implantación
A partir del 1 de julio de 2025, los desarrolladores de software de facturación deben tener disponibles soluciones que cumplan con la normativa. Sin embargo, la obligación para las empresas de adoptar el nuevo sistema comienza el 1 de enero de 2026. Es importante destacar que, aunque la fecha de inicio de la obligación es a principios de 2026, las empresas pueden acogerse a un período de adaptación para implementar el software verifactuado.
Para mantenerse al día con los plazos exactos y los requisitos, es vital consultar la información oficial sobre la normativa VERIFACTU.
Empresas obligadas a cumplir
La obligación de cumplir con la Ley VERIFACTU recae sobre todas las empresas y autónomos que utilicen un software de facturación para registrar sus ventas. Esto incluye a cualquier contribuyente del Impuesto sobre Sociedades y del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que realice actividades económicas.
La única excepción sería aquellas que lleven a cabo su facturación de forma manual o a través de otros sistemas no informáticos. En resumen, si su negocio utiliza un software para generar facturas, deberá adaptarse.
¿Cómo afecta VERIFACTU al software de facturación?
El impacto de VERIFACTU en el software de gestión es significativo. Los programas deben ser capaces de generar una serie de datos verificables y enviarlos automáticamente a la AEAT, además de asegurar que la información no puede ser alterada.
Requisitos técnicos del sistema
Para que sea considerado como un software de facturación certificado, el programa debe cumplir con los siguientes requisitos técnicos:
- Generación de huellas digitales: cada registro debe llevar un código hash o una huella digital que lo identifique de forma única.
- Sello de tiempo: las facturas deben incluir la fecha y hora de emisión.
- Códigos QR: deben generar un código QR que permita a la AEAT o a los clientes verificar los datos de la factura.
- Registro inalterable: El sistema debe impedir la modificación o eliminación de los registros una vez emitidos.
Certificación y homologación
Para garantizar que el software cumple con la normativa VERIFACTU, los desarrolladores deben autocertificarse. Aunque no existe una homologación oficial por parte de la AEAT, el software debe cumplir de manera estricta con todas las especificaciones técnicas publicadas en el reglamento. Utilizar un software que no esté adaptado puede conllevar sanciones fiscales importantes.
VERIFACTU en el sector hotelero
Con su alto número de transacciones, el sector hotelero se verá especialmente afectado por esta nueva normativa de facturación. La gestión de múltiples check-ins, servicios adicionales y pagos, exige un sistema que garantice la trazabilidad de cada operación.
Adaptación del software hotelero
La entrada en vigor de VERIFACTU obligará a los hoteles a adaptar sus sistemas de gestión y facturación (PMS). El software utilizado para generar una factura digital para hoteles deberá estar preparado para emitir facturas verificadas, generando los códigos QR y cumpliendo con todos los requisitos técnicos establecidos por la AEAT.
La adaptación no solo es una obligación legal, sino que también ofrece una oportunidad para mejorar la eficiencia operativa y la transparencia.
Recomendaciones para hoteles
Si tienes un hotel, para una transición sin problemas, desde Ofi recomendamos:
- Adoptar cuanto antes un software verifactuado.
- Revisar los procesos de facturación para asegurar que cumplen con la normativa de facturación.
- Formar al personal en el uso de sistemas de factura electrónica y en la gestión de incidencias.
En resumen, la entrada en vigor de VERIFACTU en 2026 supone un antes y un después en la modernización de la facturación en España. La AEAT busca con ello reforzar el control antifraude, estandarizar procesos y garantizar que todas las empresas, incluidas las del sector hotelero, utilicen un software de facturación certificado.
En este contexto, además de evitar sanciones fiscales, implementar un software verifactuado también refuerza la imagen de transparencia y profesionalidad del hotel frente a los huéspedes y a la administración pública.
En Ofi, estamos listos para acompañar a nuestros clientes en esta transición, ofreciendo soluciones de software de gestión que cumplen con la normativa y se adaptan a las necesidades específicas de cada sector.