La gestión hotelera en España acaba de dar un paso importante hacia la digitalización y el cumplimiento normativo con la entrada en vigor del nuevo registro de huéspedes obligatorio, regulado por el Real Decreto 933/2021, que establece un sistema más riguroso y centralizado para la comunicación a la policía de los registros de huéspedes.
Este sistema sustituye a los tradicionales libros de hospedaje y los formularios manuales por un sistema digital y automatizado, y en este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre la nueva normativa del registro de huéspedes en España: qué implica esta ley, qué datos deben recogerse y
cómo un software para el registro de huéspedes como el de OfiHotel y OfiHotelcloud puede ayudarte a cumplir con la normativa sin complicaciones.
¿Qué es el registro de huéspedes?
El registro de huéspedes es un documento obligatorio en el que se recogen los datos de identidad de todas las personas que se alojan en un establecimiento turístico, como hoteles, hostales, casas rurales o apartamentos turísticos.
Su objetivo es garantizar la seguridad ciudadana y facilitar la comunicación policial de los datos de los viajeros.
¿Desde cuándo es obligatorio en España?
Aunque el parte de viajeros existe desde hace décadas, la nueva ley de registro de huéspedes actualiza las obligaciones existentes. Desde la publicación del Real Decreto 933/2021, el registro adquiere un formato digital y un sistema unificado de comunicación con las autoridades competentes, tanto Policía Nacional, Guardia Civil, Ertzaintza y como el Ministerio del Interior.
Nueva normativa Real Decreto 933/2021
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, regula la obligación de registrar y comunicar información sobre los viajeros en los establecimientos de hospedaje.
Principales cambios respecto a normativas anteriores
La principal novedad es la creación del sistema SES.Hospedajes, una plataforma digital del Ministerio del Interior que sustituye los métodos anteriores, como Webpol y Guardia Civil.
Además, la normativa exige mayor nivel de detalle en la información del huésped y mayor protección de los datos personales conforme al RGPD.
¿A quién aplica esta ley?
La ley se aplica a todos los establecimientos que ofrezcan alojamiento temporal: hoteles, hostales, apartamentos turísticos, campings, albergues y casas rurales, entre otros.
¿Cuándo entra en vigor oficialmente?
El nuevo registro de huéspedes entró en vigor de forma obligatoria el 2 de diciembre de 2024, aunque muchos negocios ya empezaron a adaptar sus sistemas mediante software de gestión que automatizaba el envío de los datos.
¿Qué datos deben recogerse del huésped?
Campos obligatorios en la ficha o formulario
La ficha de registro de huéspedes en un hotel debe incluir información detallada, como:
- Nombre y apellidos.
- Tipo y número de documento de identidad.
- Número de soporte
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Fecha de entrada y salida.
- Datos de contacto (email y/o teléfono)
- Firma del huésped.
Estos campos deben recogerse en un formulario de registro de huéspedes u hoja de registro de huéspedes en un hotel, ya sea en formato papel o digital.
Requisitos de firma, documento y consentimiento
El viajero debe firmar la ficha de registro de huéspedes para validar los datos y autorizar su tratamiento conforme al RGPD. En el caso de los sistemas digitales, la firma puede realizarse de forma electrónica durante el check-in online o en el propio mostrador mediante tablet o dispositivo táctil.
Conservación y protección de los datos
Los datos deben conservarse durante tres años y mantenerse protegidos frente a accesos no autorizados. El cumplimiento normativo exige que los sistemas de gestión garanticen la seguridad y confidencialidad de la información, evitando filtraciones o usos indebidos.
¿Cómo se comunica el registro de huéspedes a la policía?
¿Qué es SES.Hospedajes y cómo funciona?
SES.Hospedajes es la nueva plataforma del Ministerio del Interior para la comunicación de registros de huéspedes. Permite a los alojamientos enviar de forma telemática los datos de identidad de los viajeros, sustituyendo los sistemas anteriores como Webpol o los archivos manuales.
Diferencias entre el envío a Policía Nacional, Guardia Civil y Ministerio del Interior
Dependiendo de la ubicación del establecimiento, la comunicación puede dirigirse a la Policía Nacional, Guardia Civil o directamente al Ministerio del Interior, estas comunicaciones están deshabilitadas y con el nuevo sistema SES se podrá unifica estos envíos, simplificando el proceso.
¿Es válido seguir usando Webpol o libros físicos?
No. A partir de la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, el libro de registro de huéspedes y los sistemas antiguos dejarán de ser válidos. Solo se permitirá la comunicación a través del sistema SES.Hospedajes o mediante software homologado.
Sanciones por incumplimiento del registro obligatorio
Infracciones leves, graves y muy graves
El incumplimiento del registro obligatorio puede considerarse infracción leve, grave o muy grave, según el tipo de falta. Por ejemplo, no comunicar los datos o hacerlo de forma incorrecta puede derivar en sanciones importantes.
Multas económicas y consecuencias legales
Las multas pueden ir desde los 600 euros en casos leves hasta más de 30.000 euros en infracciones graves o reiteradas. Además, pueden implicar responsabilidades penales si se detectan falsificaciones o uso indebido de datos.
¿Qué opciones existen para registrar huéspedes?
Plantillas manuales (Word, Excel, papel)
Muchos alojamientos aún utilizan formatos de registro de huéspedes en un hotel Excel o plantillas Word. Sin embargo, estas soluciones no garantizan la integración con SES ni la seguridad de los datos.
Formularios digitales
Los formularios digitales permiten recopilar la información de los viajeros de forma más rápida y segura.
Aplicaciones conectadas a SES.Hospedajes
La opción más eficiente es usar un software especializado que automatice todo el proceso de registro de huéspedes a la policía y su envío al Ministerio del Interior, como OfiHotel y OfiHotelcloud, las soluciones de Ofimática diseñados para hoteles y alojamientos turísticos.
¿Qué ventajas ofrece un software especializado como OfiHotel?
Automatización del proceso de registro
Con OfiHotel y OfiHotelcloud, el registro de huéspedes se realiza automáticamente al completar el check-in, generando el parte de viajeros y enviando los datos al sistema SES.Hospedajes sin intervención manual.
Envío legal y seguro a las autoridades
El software garantiza el cumplimiento normativo y la comunicación a la policía de los registros de huéspedes de forma cifrada y segura, evitando errores o pérdidas de información.
Ahorro de tiempo y reducción de errores
Gracias a la integración PMS, el proceso de check-in automático reduce los tiempos de gestión y elimina la duplicación de tareas, ofreciendo una experiencia más fluida tanto para el personal como para los clientes.
Cumplir la normativa sin complicaciones es posible
Aunque es un reto, el nuevo registro de huéspedes obligatorio es una oportunidad para modernizar la gestión hotelera. Con herramientas como OfiHotel y OfiHotelcloud, los establecimientos pueden cumplir la normativa de hostelería, proteger los datos de identidad de sus clientes y automatizar todo el proceso de comunicación con las autoridades. En definitiva, es un paso más hacia un sector más seguro, eficiente y digital.