El sector hotelero y turístico español vive un cambio profundo con la puesta en marcha del nuevo registro de viajeros obligatorio en España, regulado por el Real Decreto 933/2021.
A partir de ahora, todos los establecimientos que ofrezcan alojamiento deberán identificar a sus huéspedes y comunicar sus datos al Ministerio del Interior de forma digital, a través de la plataforma SES.Hospedajes.
El objetivo de este nuevo sistema es garantizar el cumplimiento normativo dentro del sector, así como reforzar la seguridad ciudadana y modernizar la gestión de los alojamientos.
¿Qué es el registro de viajeros y por qué es obligatorio?
El registro de viajeros es un procedimiento a través del cual los alojamientos recogen y envían a las autoridades los datos de identidad de las personas que se hospedan. Se trata de un registro obligatorio que tiene fines de seguridad pública y control de entradas, ya que permite a la Policía Nacional, la Guardia Civil, Ertzaintza o los Mossos d’Esquadra disponer de información actualizada sobre los movimientos de viajeros dentro del país.
El papel del Ministerio del Interior y las fuerzas de seguridad
El Ministerio del Interior, junto con las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado, es el encargado de gestionar el registro SES.Hospedajes, la plataforma que centraliza todos los datos enviados por los establecimientos.
Este sistema sustituye a otros métodos que han quedado anticuados, como el libro de hospedaje o el envío manual del parte de viajeros, y facilita la comunicación diaria a las autoridades de forma automatizada y segura.
¿Qué alojamientos están obligados a registrar a sus huéspedes?
La nueva normativa de registro de viajeros afecta a todos los alojamientos turísticos y residenciales, sin excepción: hoteles, hostales, albergues, campings, apartamentos turísticos, casas rurales e incluso viviendas de uso turístico.
Si el establecimiento ofrece hospedaje temporal, tiene la obligación de cumplir con la normativa vigente para alojamientos y remitir los datos de cada viajero.
Real Decreto 933/2021: así regula el nuevo registro de viajeros
El Real Decreto 933/2021 es la norma que establece el nuevo modelo de registro de viajeros en España. Su objetivo es digitalizar la gestión de los datos de hospedaje y reforzar la trazabilidad y la protección de datos personales (RGPD).
Principales obligaciones para hoteles y alojamientos turísticos
Los alojamientos deben:
- Identificar a todos los huéspedes mediante documento oficial.
- Crear un parte de entrada de viajeros por cada estancia.
- Comunicar electrónicamente los datos a la plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior.
- Conservar la información durante tres años, garantizando su protección y confidencialidad.
¿Qué datos deben recogerse y conservarse?
La ficha policial de viajeros o formulario de registro de viajeros España debe incluir los siguientes campos obligatorios:
- Nombre y apellidos.
- Tipo y número de documento de identidad o pasaporte.
- Número de soporte del documento
- Contacto del cliente alojado (email y/o teléfono)
- Fecha de nacimiento, nacionalidad y sexo.
- Fechas de entrada y salida.
- Firma del viajero (manual o digital).
Estos datos obligatorios de viajeros se deben almacenar en sistemas seguros y, preferiblemente, gestionados mediante software certificado que cumpla con la legalidad en el registro de huéspedes como OfiHotel y OfiHotelcoud.
¿Desde cuándo es obligatorio el nuevo sistema?
El nuevo registro de viajeros hoteles es obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024, fecha desde la que todos los establecimientos deberán estar integrados con la plataforma SES.Hospedajes 2024.
¿Qué es SES.Hospedajes y cómo funciona?
SES.Hospedajes es una plataforma digital del Ministerio del Interior creada para gestionar de forma unificada el envío telemático de datos de viajeros desde los alojamientos turísticos.
¿Qué diferencia a SES.Hospedajes de Webpol y sistemas antiguos?
A diferencia de Webpol, web de Guadia Civil o los envíos por correo electrónico, SES.Hospedajes automatiza completamente el proceso. El sistema permite la conexión software-hospedajes y la integración directa con programas de gestión hotelera (PMS), eliminando la necesidad de enviar manualmente los partes de entrada.
Autoridades involucradas: Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos
El envío se realiza directamente al Ministerio del Interior, que distribuye la información a las distintas fuerzas de seguridad según la localización del alojamiento: Policía Nacional, Guardia Civil , Ertzaintza o Mossos d’Esquadra. De este modo, se centraliza la comunicación policial y se unifica la información a nivel estatal.
Envío telemático y automatización del parte de viajeros
Cada viajero se registra mediante check-in online o presencial, y los datos se transmiten al instante a través del sistema. La firma digital del parte de entrada garantiza la validez legal del proceso y facilita el cumplimiento del Real Decreto 933/2021.
Cambios clave en el registro de viajeros que debes conocer
Fin del registro manual y obligación del envío digital
El nuevo registro de viajeros elimina el uso del papel y del libro de hospedaje. Los alojamientos deberán adoptar un sistema digital para comunicar los datos, garantizando el cumplimiento de la nueva ley de hoteles y la trazabilidad del proceso.
Adaptación técnica de los alojamientos
Los negocios deben adaptar sus sistemas de gestión o contratar un software para registro y envío de datos de viajeros integrado con SES.Hospedajes, como OfiHotel y OfiHotelcloud. Este tipo de herramientas automatiza la verificación de identidad, la creación del parte y el envío seguro a las autoridades.
Riesgos por incumplimiento: multas y sanciones
Ignorar la normativa puede suponer importantes sanciones por incumplimiento, que pueden llegar a superar los 30.000 euros en los casos más graves, además de la posible suspensión de la actividad.
¿Cómo registrar viajeros de forma legal y automatizada?
Plantillas, formularios y sus limitaciones
El uso de plantillas Excel, formularios manuales o documentos impresos ya no resulta válido para el registro de viajeros a Policía, Guardia Civil, Ertzaintza o Mossos, dado que estos formatos no cumplen con la digitalización del proceso de registro ni con los requisitos del Real Decreto 933/2021.
Software de registro integrado con SES.Hospedajes
La solución más segura y práctica es implementar un software de registro y envío de datos de viajeros con conexión directa a SES.Hospedajes. Esto permite realizar el proceso completo, desde el check-in automático hasta la comunicación diaria a las autoridades, sin intervención manual.
Ventajas de usar una solución homologada como OfiHotel
Nuestras soluciones de OfiHotel y OfiHotelcloud, está diseñado para garantizar el cumplimiento normativo y facilitar el envío telemático de datos de los viajeros de forma segura y automatizada. Estas son algunas de las ventajas más destacadas:
- Generación automática del parte de entrada de viajeros y envío de reservas directas.
- Integración total de estos envíos con PMS.
- Control de identidades y validación documental instantánea.
- RGPD en turismo y alojamiento, con cifrado de datos y conservación legal.
Con OfiHotel y OfiHotelcloud, los establecimientos pueden gestionar la comunicación al Ministerio del Interior hospedajes de manera eficaz y sin errores.
Cumple con la normativa sin complicaciones desde ya
La nueva normativa de registro de viajeros marca un antes y un después en la gestión documental de los alojamientos turísticos. Adaptarse cuanto antes a esta realidad es clave para evitar sanciones y mejorar la eficiencia operativa.
Con un sistema moderno, seguro y conectado como OfiHotel y OfiHotelcloud, los hoteles pueden automatizar el proceso de registro de viajeros, garantizar la legalidad del envío telemático y cumplir con todas las exigencias del Real Decreto 933/2021.
La transformación digital ya está aquí: el momento de modernizar tu alojamiento y cumplir con la ley sin complicaciones, también.