¿Sabes qué es un PMS para hoteles? Hoy por hoy, la mayoría de empresas y negocios gestionan gran parte de sus tareas, informes y datos importantes gracias a internet o a diversos programas informáticos.
Y, los hoteles no son una excepción, ya que casi el 100% de los gerentes de alojamientos hoteleros utiliza algún tipo de software PMS en hoteles para controlar en tiempo real grandes cantidades de información. Desde el número de reservas que se producen en un período de tiempo X, hasta la disponibilidad de habitaciones o los turnos de cada empleado.
Por ello, si tú también te dedicas profesionalmente a la hotelería o a cualquier otro ámbito relacionado con el turismo, no puedes perderte este artículo. A continuación, te explicamos qué es un PMS hotelero, cuáles son sus ventajas, y qué características debe tener para que puedas exprimirlo al máximo. ¡Vamos allá!
¿Qué es el PMS hotelero?
PMS son las siglas de Property Management System, que es el nombre que recibe cualquier programa de software diseñado para administrar y operar un hotel de la forma más eficiente posible.
Un PMS de hotel vendría a ser una plataforma de control integral que combina varias funciones clave para administrar alojamientos hoteleros de forma cómoda, ágil y en tiempo real: gestión de reservas, recuento de inventarios, facturación, generación de informes, gestión de huéspedes, control de horarios y personal, etc. Todo desde un mismo lugar.
Como ya habrás podido intuir, el uso de un sistema PMS para hoteles permiteahorrar una gran cantidad de tiempo a los gerentes, recepcionistas y demás personal, al facilitar las tareas cotidianas y la manipulación de la información.
Definición de PMS para hotel:
Un PMS (Property Management System) es un software especializado en la administración de hoteles y propiedades turísticas. Su función principal es optimizar y centralizar las tareas operativas y administrativas del hotel, facilitando la gestión de reservas, asignación de habitaciones, facturación, control de disponibilidad, check-in/check-out, y mantenimiento de inventarios, entre otras funciones clave.
Principales funciones de los PMS hoteleros
Aunque pueden variar en función del tipo de programa, por lo general, los PMS para cadenas hoteleras cuentan con las siguientes funciones:
- Gestión de reservas: facilita el control de disponibilidad de habitaciones, permite hacer reservas en tiempo real y se integra con canales de venta online (OTAs) para evitar sobreventa.
- Check-in y Check-out automatizados: permite a los huéspedes realizar el check-in y check-out de manera rápida, con opciones automatizadas que agilizan la recepción y mejoran la experiencia del cliente.
- Facturación y contabilidad: simplifica la generación de facturas, registros de pagos y la integración con sistemas de contabilidad, facilitando la transparencia y precisión en los ingresos.
- Gestión de clientes (CRM): almacena información sobre los huéspedes, permitiendo crear perfiles personalizados y ofrecer una experiencia más ajustada a sus preferencias y necesidades.
- Informes y análisis: proporciona informes detallados sobre ocupación, ingresos, costos y rendimiento del hotel, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
Además, cabe destacar que, tal y como ocurre con otros programas como los sistemas de software para bares, los PMS para cadenas hoteleras suelen tener unprecio muy competitivo. Sobre todo, si tenemos en cuenta la enorme serie de ventajas que ponen a nuestro alcance.
¿Cómo elegir el mejor PMS para hotel?
A la hora de elegir el mejor PMS para tu hotel, debes tener en cuenta que no todos funcionan de la misma forma, por lo que tendrás que asegurarte de que, al menos, hagan un buen trabajo en ciertos puntos clave que veremos a continuación.
Características y funcionalidad
Lo primero que debes tener en cuenta para elegir los mejores PMS para hoteles es que incluya todas las características y funcionalidades que necesitas para gestionar tu hotel de forma eficaz.
Por lo general, algunos de los datos que debe poder gestionar un PMS para hoteles son:
- Gestión de reservas.
- Control de inventario.
- Gestión de huéspedes.
- Control de horarios y empleados.
- Facturación.
- Generación de informes.
Integraciones de un PMS para hotel
Otro aspecto importante son las integraciones del PMS para hotel, que debe ser compatible con otros sistemas que ya tienes (o planeas incorporar) en tu hotel, para crear estructuras interconectadas que funcionen de la forma más completa y eficiente posible.
Por lo general, se buscan programas que funcionen junto a los motores de reservas, Channel Manager (herramienta que permite gestionar la distribución de habitaciones a través de múltiples plataformas en línea), los diferentes sistemas de pago (Bizum, pago con tarjeta, etc.) y demás.
Facilidad de uso
A todos nos gustan los programas fáciles de usar y que no den demasiados problemas, ¿verdad? Procura integrar un PMS para turismo cuya interfaz sea simple e intuitiva y no requiera de demasiado tiempo de aprendizaje para que tus empleados conozcan todas sus funciones.
Otros aspectos, como un buen soporte técnico y una alta capacidad de personalización, también son factores que pueden marcar la diferencia a la hora de elegir el software PMS hotelero que mejor se adapte a tus necesidades. ¡No los pases por alto!
Precio del PMS para hotel
El último de los aspectos importantes que entran en juego a la hora de instalar un sistema de reservas PMS en cualquier alojamiento hotelero es, por supuesto, el precio.
De nada sirve que un programa funcione a la perfección si el coste de instalación y mantenimiento es demasiado elevado para tu bolsillo. Busca un PMS que incluya solo las funcionalidades imprescindibles para tu negocio y tenga un precio adecuado.
Por suerte, en el mercado existen muchas alternativas interesantes entre las que puedes elegir… lo cual nos lleva al último apartado de nuestro artículo.
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