¿Sabes qué es la ofimática? Aprender a gestionar un negocio de forma eficaz es uno de los primeros obstáculos a los que debemos hacer frente a la hora de emprender o abrir nuestra propia empresa.
Si bien es cierto que esta tarea nunca ha sido sencilla, hoy por hoy disponemos de muchas facilidades para llevar un control más exhaustivo de cualquier negocio gracias a los diferentes programas informáticos que podemos encontrar en el mercado.
En el artículo de hoy hablaremos en profundidad acerca de qué es la ofimática y para qué sirve, así como de algunas herramientas de software fantásticas para optimizar y facilitar el trabajo cotidiano de tu plantilla. ¡Vamos allá!
¿Qué es la ofimática?
El concepto de ofimática hace referencia al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en un negocio u oficina para optimizar, facilitar e incluso automatizar ciertas tareas. Sobre todo, aquellas que están relacionadas con la creación, organización, almacenamiento y comunicación de datos internos y de los diferentes clientes de la empresa.
Estos instrumentos y programas de software son, hoy por hoy, poco menos que imprescindibles en cualquier tipo de negocio. Ya sea por las comodidades que ofrecen a la hora de llevar la contabilidad o generar facturas, crear cualquier tipo de contenido escrito (emails, inventarios…) o elaborar presentaciones o informes de forma más visual y entendible.
Algunos de los ejemplos de software de ofimática más comunes son
- Procesadores de texto (MicrosoftWord, Google Docs…)
- Hojas de cálculo (MicrosoftExcel, Google Sheets…)
- Programas de presentaciones (MicrosoftPowerPoint, Google Slides…)
- Herramientas de gestión de correo electrónico (MicrosoftOutlook, Gmail…)
- Aplicaciones para la creación y edición de documentos PDF, como Adobe Acrobat.
¿Para qué sirve la ofimática?
Ahora que ya sabes cuál es el concepto de ofimática, es hora de conocer en profundidad algunas de sus principales aplicaciones prácticas.
Dicho de manera simplificada, la ofimática sirve para agilizar un gran número de tareas administrativas y de gestión en entornos profesionales muy diversos (sobre todo en oficinas), así como reducir al máximo la cantidad de errores humanos.
A continuación, ahondaremos en algunas de las principales funciones de la ofimática:
- Procesamiento de texto: los programas diseñados para este fin permiten la creación, edición y formateo de documentos de texto, como informes, contratos, cartas, etc.
- Creación de hojas de cálculo: facilita la manipulación y organización de datos mediante tablas. Estas pueden utilizarse para llevar registros o inventarios, así como realizar operaciones matemáticas complejas con solo un clic o incluso de forma automática, entre otras aplicaciones.
- Elaboración de presentaciones: permite crear diapositivas multimedia para comunicar información de forma más efectiva y visual, ya sea en reuniones de negocios, conferencias o presentaciones académicas.
- Gestión de correo electrónico: los gestores de correo electrónico son una herramienta ofimática clave, ya que facilitan el envío, recepción y organización de emails, así como la gestión de calendarios y contactos.
- Gestión de bases de datos: ayudan a organizar y manipular grandes conjuntos de datos, permitiendo buscar, filtrar y analizar información de manera mucho más rápida y eficiente que mediante los sistemas tradicionales.
Los softwares de ofimática más demandados
Como ya vimos en el punto anterior, los programas de ofimática pueden convertirse en nuestro mejor aliado a la hora de gestionar nuestro negocio de forma mucho más cómoda y favorable.
Sin embargo, también existen productos de software orientados a sectores de negocio específicos, con funciones y prestaciones especialmente pensadas para agencias de viajes, hoteles, bares y restaurantes, etc.
Vamos a ver algunos de los más destacados:
Hoteles
Un software de gestión de hotel es imprescindible para manejar con éxito cualquier negocio hostelero.
Estos programas aúnan una gran variedad de herramientas ofimáticas en una misma suite o panel de control, para que así todas las áreas de la empresa puedan compartir datos y acceder a información actualizada en todo momento.
Uno de los productos mejor valorados son los sistemas PMS para hotel. Unas plataformas de control integral capaces de administrar alojamientos hoteleros de forma cómoda, ágil y en tiempo real, cubriendo funciones clave como: gestión de reservas, recuento de inventarios, facturación, generación de informes, gestión de huéspedes, control de horarios y turnos para el personal, etc.
Agencias de viajes
Los programas de ofimática también tienen mucho que decir a la hora de facilitar el trabajo a los profesionales del sector turístico.
Estos paquetes informáticos ponen a tu alcance toda una serie de herramientas capaces de controlar y administrar de forma mucho más sencilla y efectiva grandes volúmenes de datos relacionados con tus clientes y servicios turísticos: reserva de habitaciones de hotel, billetes de avión, restaurantes, excursiones…
Y lo mejor de todo es que comprar estos software de hostelería resulta más económico de lo que parece. Especialmente si recurres a compañías especializadas de la talla de Ofi, con más de 41 años de experiencia en el sector.
Bares y restaurantes
Por último, pero no menos importante, toca hablar de los sistemas de software para bar y restaurantes. Muy útiles para facilitar algunas de las tareas más tediosas y complejas y dejar a tu personal más libre para dar un mejor servicio al cliente y cumplir con los acelerados ritmos de trabajo de la hostelería.
Gracias a estos programas, es posible tener un control 360 de todas las áreas del negocio. Desde la tesorería a la coordinación del almacén, pasando por la gestión de reservas, listas de espera y servicio a domicilio, cobros directos vía TPV y mucho más.
En definitiva, el sistema que no puede faltar en ninguna empresa del sector que desee crecer y aumentar sus beneficios.
Y con esto, hemos llegado al final del artículo. Esperamos que te haya resultado interesante, pero sobre todo, útil para saber qué es la ofimática y cómo puede ayudarte en tu día a día.
En Ofi estamos especializados en la venta e instalación de sistemas de software para profesionales, por lo que no dudes en contactar con nosotros si deseas más información de estos productos y actualizar tu negocio con las mejores herramientas informáticas del mercado.
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