El sector de la hostelería en España está a punto de vivir una de sus mayores transformaciones a nivel tecnológico y fiscal. Si tienes un negocio hostelero, seguro que habrás oído hablar de la nueva normativa antifraude de facturación, ¿verdad? Pues ha llegado el momento de poner los puntos sobre las íes.
La Agencia Tributaria (AEAT) ha diseñado un sistema para que cada ticket o factura simplificada que emitas sea transparente, inalterable y, sobre todo, legal. En este nuevo escenario, la digitalización ya no es una opción o un “extra” para mejorar el servicio, sino una necesidad y requisito de supervivencia legal.
La buena noticia es que en Ofimática nos hemos adelantado a los acontecimientos y hemos diseñado un software de facturación con VeriFactu para hostelería que garantiza el exhaustivo cumplimiento de esta nueva ley.
¿Qué es VeriFactu para bares y restaurantes?
Lo primero que hay que tener claro es que VeriFactu no es una ley en sí misma, sino el reglamento técnico que desarrolla la Ley 11/2021. Su objetivo es que los sistemas informáticos que usamos para cobrar (los famosos SIF o Sistemas Informáticos de Facturación) no permitan borrar facturas, ocultar ventas o llevar esa “contabilidad B” que tanto persigue Hacienda.
Cuando hablamos de VeriFactu para bares, nos referimos a que tu TPV (Terminal Punto de Venta) debe ser capaz de generar un registro de facturación por cada café, caña o menú del día.
Debe tratarse de un registro encadenado. Es decir, cada factura debe “conocer” a la anterior, creando una cadena irrompible que garantice la trazabilidad e integridad del registro. Así, si intentas borrar un ticket de hace tres días, la cadena se rompe y la AEAT lo sabrá.
¿Cómo afecta VeriFactu a un bar y a un restaurante?
Es un cambio importante, pero, si tienes el software adecuado, será casi invisible en tu día a día. En este sentido, cómo afecta VeriFactu a un bar se resume en una palabra: automatización. Olvídate de los cierres de caja manuales que no cuadran o de los tickets que se pierden. El sistema obliga a que el control de caja y arqueo sea preciso y refleje la realidad de las ventas al segundo.
Además, el sistema introduce otros conceptos como el QR en factura o ticket. Ahora, cualquier cliente podrá escanear ese código con su móvil y verificar si esa factura ha sido comunicada correctamente a la Agencia Tributaria. Esto convierte al consumidor en un “auditor” improvisado, lo que refuerza la necesidad de que la facturación en bares y restaurantes sea impecable.
VeriFactu se aplicará a la hostelería a partir de 2027
Aunque el reglamento ya está aprobado, el calendario de implantación todavía da un pequeño respiro. Según las últimas actualizaciones informativas de la AEAT, los negocios de hostelería deberán tener sus sistemas totalmente operativos y adaptados a la normativa VeriFactu el año 2027.
Pero, aun así, no te confíes, ya que la adaptación del TPV a la normativa requiere tiempo, siendo necesario formar al personal y, en muchos casos, renovar equipos antiguos que no soportan los nuevos protocolos de seguridad.
Por ello, optar por un software para hostelería VeriFactu es la mejor inversión para evitar las prisas de última hora y prevenir posibles problemas.
¿Quién está obligado a usar VeriFactu?
La realidad es que prácticamente todo el mundo que emita facturas mediante un programa informático está obligado a usar VeriFactu. La Agencia Tributaria (AEAT) no hace distinciones por tamaño de negocio; desde la pequeña cafetería de barrio hasta la gran cadena de restauración organizada, todos entran en el mismo saco de la digitalización fiscal.
Los bares están obligados a cumplir con VeriFactu
Si utiliza cualquier tipo de software para gestionar sus cobros, un bar está obligado a usar VeriFactu. Da igual si solo sirve desayunos o es un pub de copas. Todos los bares están obligados a VeriFactu porque Hacienda quiere que cada emisión de tickets y facturas sea rastreable.
Si todavía usas una caja registradora de las antiguas (de las que no guardan registros digitales), tendrás que dar el salto a un TPV para hostelería con VeriFactu homologado.
Los restaurantes deben cumplir con VeriFactu
En cuanto a VeriFactu para restaurantes, la complejidad es algo mayor debido a la gestión de mesas, comandas y las facturas rectificativas. Un restaurante suele manejar factura completa para comidas de empresa y miles de facturas simplificadas para el día a día.
El sistema exigirá que todas las series de facturación estén perfectamente ordenadas y que el registro inalterable de facturación se mantenga durante el periodo que marca la ley para posibles inspecciones o una auditoría de ventas.
Requisitos para cumplir con VeriFactu
Para que tu negocio sea “VeriFactu-compliant“, el software que utilices debe cumplir tres requisitos técnicos fundamentales. No basta con que el programa sea funcional o rápido; ahora debe ser un software de facturación homologado.
Software TPV compatible con VeriFactu
El primer paso es contar con un software TPV para hostelería con VeriFactu homologado. Este programa debe impedir por diseño cualquier manipulación de los datos.
En Ofimática, nuestros sistemas ya están preparados para generar estos registros seguros. Un TPV para restaurante con VeriFactu debe gestionar no solo la venta, sino también la seguridad del dato, asegurando que no existan puertas traseras para alterar la facturación.
Envío automático de la factura a la AEAT
Aunque existen dos modalidades (sistema VeriFactu y sistema No-VeriFactu), la más recomendada y sencilla para evitar problemas es el envío de registros a la AEAT de forma automática y en tiempo real.
Al elegir la modalidad VeriFactu, tu software envía una copia cifrada del registro a Hacienda en el momento del cobro. Esto simplifica enormemente el cumplimiento AEAT y reduce las probabilidades de ser inspeccionado, ya que Hacienda ya tiene tus datos validados.
Cada e-factura debe incluir un código QR o URL única
Cada ticket que salga de tu impresora debe llevar impreso un código QR. Este código contiene información cifrada que identifica la factura de forma única en la base de datos de la AEAT.
Este es uno de los requisitos VeriFactu para hostelería más visibles y obligatorios, ya que permite la trazabilidad instantánea tanto para la administración como para el cliente final.
Sanciones por no cumplir con VeriFactu en hostelería
Aquí es donde la cosa se pone seria. Hacienda no ha diseñado este sistema solo por favorecer la digitalización, sino para recaudar de forma más eficiente y castigar el fraude. Y, por ello, las sanciones por incumplimiento son muy importantes para cualquier pyme o autónomo.
Usar o tener software que no cumple la ley
Si tras la entrada en vigor obligatoria, una inspección detecta que estás utilizando un programa que permite la doble contabilidad o que no cumple con los requisitos de seguridad, la multa es de 50.000 € por cada año en que se haya utilizado dicho software. Sí, has leído bien: cincuenta mil euros.
Esta sanción no es por defraudar una cantidad concreta, sino por el simple hecho de poseer o usar una herramienta que no sea un software de facturación homologado.
¿Cuándo aplican estas sanciones?
La ley es muy clara y las multas no solo van dirigidas al bar o restaurante, sino también al desarrollador del software. No obstante, como usuario, te verás envuelto en graves problemas si se da uno de estos tres casos:
- El software no cumple las normas de facturación de Hacienda: Si el programa no genera los registros encadenados o no permite el acceso a la AEAT.
- No está certificado cuando debería: Si el proveedor no ha emitido la declaración responsable de que su software cumple con la ley.
- Se ha manipulado un software certificado: Si contratas a alguien para “trucar” un software que originalmente era legal para que deje de registrar ciertas ventas. En este caso, la sanción es máxima porque existe dolo o intención de engaño.
En Ofimática sabemos que toda esta burocracia puede ser realmente agobiante mientras intentas gestionar un servicio de comidas o una barra llena de gente. Por eso, nuestro compromiso es que tú te encargues de tus clientes mientras nosotros nos encargamos de tu TPV para restaurante con VeriFactu. Nuestra tecnología se adapta automáticamente a los cambios legales para que nunca tengas que preocuparte por una sanción de 50.000 €.